Ethicaline –
Speak-Up line management

F. A. Q. –
Regulatory
obligations,
Speak-Up line,
allegation management

Get to know everything about regulatory obligations and compliance; on how to organize Speak-Up line and program and how to deal with allegations reported...

Depuis avril 2019, L’Union Européenne a adopté une nouvelle directive encadrant l’activité et le rôle du lanceur d’alertes, acteur participant à la transparence et l’éthique dans les affaires et dans la protection de l’intérêt général.

La directive définit notamment les domaines dans lesquels les lanceurs d’alertes peuvent contribuer à défendre l’intérêt général, tel que marchés publics, santé public, sûreté, protection des consommateurs, protection des données à caractère personnel.

La directive édicte par ailleurs l’obligation pour toute entreprise de plus de 50 salariés, de mettre en place un dispositif de recueil et de traitement des signalements émis par les salariés.

Enfin, la directive européenne instaure une protection juridique spéciale pour les lanceurs d’alerte, les protégeant de toute forme de représailles, telle que sanctions disciplinaires, licenciement, rétrogradation, intimidation).

Les pays membres disposent d’un délai de 2 ans pour transposer et mettre en application cette directive dans leur législation locale.
La loi Sapin 2 du 9 décembre 2016 relative sur à l’éthique, à la transparence dans la vie des affaires transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, complétée par le Décret du 19 avril 2017 définissant les modalités de mise en œuvre :
  • a créé un cadre juridique applicable aux lanceurs d’alerte ;et instaure l’obligation de mettre en place un dispositif de lanceur d’alerte générale et de recueil des signalements.

See SAPIN 2 law in full.
Décret n° 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l’Etat.

Voir le décret d’application.
Toutes les organisations de plus de 50 salariés ont pour obligation de mettre à disposition de leurs salariés un dispositif de lanceur d’alerte générale.
Un lanceur d’alerte ayant connaissance personnellement de faits susceptibles de porter atteinte ou de préjudices graves à « l’intérêt général » et commise au sein de l’entreprise dans laquelle le lanceur d’alerte travaille.
Incidents, alerts could be reported regarding the following matters:
  • a crime (theft, sexual harassment, a harm to physical integrity,...);
  • un délit (fraude fiscale, corruption, abus de bien social, abus de confiance, prise illégale d’intérêts, trafic d’influence, usage illégal de fonds publics) ;
  • un harcèlement moral ou sexuel, une discrimnation, une atteinte aux droits fondamentaux de l’homme ;
  • a breach in corporate values
  • a breach in international laws and regulations
  • a misconduct bearing a threat or prejudice to the general and public interest; such a public safety, environmental issues,...
The right of alert is a faculty offered to any employee to exercise freely his responsibility and decide in full consciousness to report or reveal, or not, a serious infringement to the general interest which he has personally knowledge.

The whistleblower should act with the following prerequisites:
  • to act interest-free;
  • to act in good faith (with reasonable belief that the facts reported are genuine, at the time occured);
  • to have witnessed personally and to possess knowledge of the allegations reported (to be at the source of information).
Le lanceur d’alerte ayant respecté les conditions préalables et la procédure graduée recommandée, bénéficie dès lors :
  • de l’immunité pénale ;
  • safegarding confidential whistleblower's identity;
  • legal protection against dismissal and retaliation.
Un dispositif de lanceur d’alerte doit comprendre doit comprendre les éléments suivants :
  • A dedicated channel and provisions for Speak-Up allegations/alerts intake;
  • A routine and predifined procedure to intake and manage reported Speak-Up allegations/alerts;
  • A process to vet, to verify and to qualify substantiated allegations reported; with further action steps;
  • a single and centralized repository approach to capture all allegation-related events and actions undertaken.
Le lanceur d’alerte doit respecter the escalated procedure set in the provisions of SAPIN 2 law with the predefined steps below:
  • 1st level: an allegation/alert should be reported to the employer/company, as per internal Speak-Up program and whistleblowing line set up;
  • 2e niveau : En l’absence de diligence et de vérification de la recevabilité du signalement dans un délai raisonnable, le lanceur d’alerte alerte peut adresser le signalement à l’autorité judiciaire, à l’autorité administrative ou aux ordres professionnels ;
  • 3e niveau : A défaut de traitement de l’alerte de niveau 2 par les autorités compétentes dans un délai de 3 mois, le lanceur d’alerte peut rendre le signalement public.

In the event of an imminent threat, with serious impact of public interest, the whistleblower is entitled to disclose publicly the allegation/alert that he may have witnessed.
Regulators have expressed full provisions on how to properly address and process allegation/alert reported, with the following features:
  • to acknowledge receipt of the allegation/alert reported, within 48 hours;
  • informer l’organisation,
  • to gather all documents, evidences, facts,... to substantiate the allegation reported;
  • to allow communication channel with person targeted in the allegation reported;
  • to inform back the whistleblower on the reasonable time for processing the allegation/alert, and the subsequent actions based on the outcome of due processing;
  • to guarantee to the whistleblower and to uphold confidentiality and strict protection of the source, while processing due verification and investigation of the allegation reported;
  • to ensure tracking of all communications, actions undertaken, documents gathered,... which would further allow traceability and auditability from regulators.
Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent établir des procédures appropriées de recueil des alertes émises par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels.

La procédure doit garantir la confidentialité concernant l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires.

La procédure doit préciser les dispositions prises par l’entreprise, à réception du signalement, notamment les étapes du traitement telles que :
  • informer l’auteur de la réception du signalement, de la durée raisonnable et prévisible du traitement et des modalités d’information des suites de la procédure ;
  • prévenir l’auteur et les personnes visées de la fin des opérations de vérification de recevabilité du signalement et des faits ;- Garantir la stricte confidentialité de l’auteur du signalement et des personnes visées ;
  • détruire les éléments du signalement : l’identification de l’auteur du signalement et des personnes visées.
    Si l’alerte ne rentre pas dans le champ du dispositif, les données sont détruites ou archivées sans délai. Si l’alerte rentre dans le champ du dispositif, l’organisme chargé de la gestion des alertes doit vérifier les faits recueillis dans un délai de deux mois. A l’issue de ce délai, soit l’employeur peut engager soit une procédure disciplinaire ou judiciaire, soit ne pas donner suite et prend les dispositions pour anonymiser et archiver les données.
Un référent peut être désigné dans le cadre de la procédure de signalement. Le référent peut être extérieur à l’entreprise.
Le référent doit être une personne physique disposant de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants pour exercer sa mission. Le référent peut être extérieur à l’entreprise.
Le référent doit garantir la confidentialité de l’identité des auteurs des signalements. La divulgation d’éléments confidentiels, en contravention avec ces principes, est d’ailleurs passible de 2 ans d’emprisonnement et de 30.000 euros d’amende.

Il est donc recommandé que le référent soit une personne de bon niveau hiérarchique ou extérieure.
Consultation des représentations du personnel : s’agissant d’un dispositif dont le traitement peut permettre le contrôle de l’activité des salariés, il devra faire l’objet d’une information et consultation des représentants du personnel.

Information des salariés : de la mise en place du dispositif d’alerte professionnelle et de la procédure de recueil des signalements et référent désigné.

La procédure doit être rendue accessible au personnel ainsi qu’aux collaborateurs extérieurs ou occasionnels (information possible par voie électronique).

Il est également encouragé de mettre en place des modules de formation au dispositif d’alerte professionnelle et à l’usage de ce dernier.

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