Recueil des signalements et leur traitement
Traiter efficacement les signalements, c’est en premier lieu d’accuser réception et établir le contact avec le lanceur d’alerte, afin de récolter toutes les informations utiles pour étayer les signalements reportés. C’est ensuite de procéder aux vérifications préliminaires, qui permettent non seulement de qualifier un signalement en une alerte – lorsque le bien-fondé d’un signalement est avéré –, mais également de filtrer le volume de signalements erronés et voire calomnieux.
Recueil des signalements
Conformément au texte législatif, ce recueil des signalements et leur traitement doivent respecter de nombreux points de procédures métiers et techniques :
- accuser réception du signalement,
- informer l’organisation,
- rassembler les éléments de nature à étayer son signalement,
- permettre un échange avec le destinataire du signalement,
- informer de la durée raisonnable et prévisible du traitement et des modalités d’information des suites de la procédure,
- garantir la stricte confidentialité de l’auteur du signalement et des personnes visées,
- assurer un recueil centralisé permettant une archivage et une traçabilité des actions entreprises dans le traitement des signalements.
Dès le premier soupçon, avant toutes analyses et actions approfondies, il est urgent de réunir la cellule de crise dédiée. Idéalement, les personnes impliquées dans ce genre de situation ont été préalablement identifiées au sein de l’organisation
Cette cellule de crise a pour mission d’évaluer la situation, de décider des mesures immédiates à entreprendre afin de déterminer une stratégie de sortie de crise et d’assurer la préparation de la communication en interne et en externe sur la Fraude.
Cette cellule de crise doit structurer l’organisation la plus pertinente compte tenu de la Fraude : répartition des tâches, constitution d’atelier de travail incluant d’autres collaborateurs et/ou experts si nécessaire (exemple le directeur de la trésorerie si le soupçon de Fraude porte sur le processus trésorerie), et de différents responsables.
Le mode de traitement doit être un équilibre entre rapidité d’intervention et discrétion dans le cadre de la revue menée ; tant il est important de rester discret vis à vis des opérationnels sur les motifs de la revue Compliance ; au risque de s’exposer à la dissimulation et à la destruction de preuves.
L’objectif est de rassembler un maximum d’informations et de répondre aux questions suivantes :
- nature de l’impact ?
- quelle matérialité ?
- le risque est-il assuré ?
- depuis quand avons-nous ce soupçon ? quelle est la Direction impactée ?
- quels sont les actifs concernés ? sont-ils traçables ou récupérables ?
- et de bâtir une équipe pour effectuer cette revue de manière la plus efficace possible.