Gestion déléguée
  &
traitement de
vos signalements

Une prestation intégrée

Ethicaline vous propose une prestation intégrée pour gérer votre dispositif
et être le référent pour les lanceurs d’alerte avec les éléments suivants :

Prise en charge des signalements

Une prise en charge et le traitement des signalements dès qu’ils sont émis par les lanceurs d’alerte de votre organisation, selon les obligations réglementaires.

Traitemement
suivi des signalements

Communication

Une communication et interaction avec les lanceurs d’alerte, avec un garantie de confidentialité, d’indépendance et de protection du statut du lanceur d’alerte.
Confidentialité
Protection

Gestion des dossiers

La gestion intégrale des dossiers, depuis le signalement jusqu’à la résolution, en respectant les pré-requis réglementaires et la documentation nécessaire, pour d’éventuelles suites judiciaires.

Documentation
Traçabilité

Assistance Conformité

Une assistance méthodologique lors du déploiement du dispositif et du cadre de conformité : procédure, formation, communication, à adapter à l’environnement et la gouvernance de votre entreprise.
Gouvernance
Cadre éthique

Processus de
traitement des signalements

Ethicaline assure un suivi individualisé de chaque signalement déposé sur la plateforme de signalement selon un processus ayant fait ses preuves et répondant aux exigences réglementaires :

  • accusé réception du signalement ;
  • vérification préliminaire ;
  • investigation avancée ;
  • rapport ;
  • archivage et traçabilité.

La relation avec le lanceur d’alerte :
élément clé dans le dispositif

Ethicaline maintient un échange régulier avec le lanceur d’alerte tout au long du processus de traitement du signalement ; avec l’assurance de la confidentialité, l’indépendance et de la protection du statut
du lanceur d’alerte.

1.1.

Réception du signalement

1.2.

Accuser réception

Dans les 48 heures maximum.

1.3.

Entrer en contact avec le lanceur d’alerte

1.4.

Échanger avec le lanceur d’alerte sur son statut

1.5.

Établir des échanges en vue de qualifier le signalement

1.6.

Transférer le signalement à l’organisation impliquée

2.1.

Analyser les éléments constitutifs des allégations

Qui ? Quand ? Où ? Comment ?


2.2.

Établir la matérialité des allégations

2.3.

Statuer sur le signalement

Recevabilité du signalement

2.4.

Opérer le « triage » sur la base des vérifications préliminaires

Qualification en alerte avérée, exposant l’entreprise à des risques réglementaires, pénaux, réputationnels,..

2.5.

Escalader l’alerte pour des investigations avancées des allégations

3.1.

Composer une équipe multi-disciplinaire

Task force intervenant en « mode projet »

3.2.

Data analytics

3.3.

Établir et documenter les schémas selon les allégations

3.4.

Collecter les preuves pour étayer les allégations

3.5.

Statuer sur la matérialité et recevabilité des allégations

A l’issue des investigations avancées diligentées

3.6.

Décision sur la suite à donner au dossier

Suite interne (mesures disciplinaires), suite judiciaire (dépôt de plainte)

4.1.

Établir un rapport circonstancié

Description factuels des allégations, diligences menées, preuves collectées,…

5.1.

Assurer la traçabilité des événements et actions entreprises

Archivage centralisé et rigoureux des actions dans le traitement des signalements reçus. Notion essentielle d’auditabilité des dossiers, démontrable au régulateur en cas de contrôle administratif

5.2.

Assurer la traçabilité des échanges entretenus avec le lanceur d’alerte

Élément clé pour démontrer les diligences entreprises pour assurer la confidentialité et la protection du statut lanceur d’alerte

Services additionnels :
Support aux investigations internes

Lors du traitement du signalements reçus, certains peuvent être qualifiées en alertes avérées, qui nécessitent dès lors une analyse approfondie des allégations reportées et qualifiées.

Ethicaline est en mesure de vous assister dans les travaux de vérification et d’investigation avancées qui s’imposent, pour étayer les allégations, documenter les faits, collecter les preuves,… afin de prendre des mesures correctrices nécessaires ; qu’elles soient judiciaires ou organisationnelles (revue de processes, environnement de contrôle, mesures en Ressources Humaines,…).

Parce que mener des investigations requièrent des compétences et multidisciplinaires (cf. phase d’investigation avancée) , Ethicaline vous met à disposition des professionnels en Compliance & Investigations et aguerris pour traiter avec diligence, efficacité et discrétion.

Notre plateforme technologique, outil de « case management » et recueil
centralisé des dossiers d’investigation

Avec l’offre de services intégrée d’Ethicaline, vous disposez également de la plateforme technologique en tant qu’outil de « case management » pour suivre et gérer les investigations :

délégation des tâches, documentation des travaux, centralisation de la collecte de documents, confidentialité des échanges et traçabilité des tâches entreprises.

Des solutions packagées

Des solutions packagées, facilitant la déploiement et la mise en place d’un dispositif d’alerte et le recueil de signalements ; permettant de se concentrer le traitement des alertes / remontées terrain et ainsi, de prévenir et/ou circonscrire les dysfonctionnements.

ready to start

Solution clé-en-main

Une prestation intégrée simple, clé-en-main avec les pré-requis minimum pour un démarrage rapide :

  • 3 points de contacts dans votre organisation ;
  • un nombre prédéfini de signalements traités et gérés par Ethicaline (crédits inclus dans le Pack) ;
  • un référentiel de conformité (code éthique, procédure d’alerte) ;
  • une phase de « on-boarding » d’une semaine.

Découvrir

solution customisée

Solution sur-mesure

Les critères et paramètres de gestion déléguée du dispositif d’alerte professionnelle, à définir ensemble :

  • nombre de correspondants souhaité ;
  • nombre de pays, langues souhaitées ;
  • une adaptation fine de la procédure d’alerte en fonction de votre organisation éthique et de votre gouvernance.

Découvrir

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