Outsourcing
  &
Speak-Up
line management

Une prestation intégrée

Ethicaline vous propose une prestation intégrée pour gérer votre dispositif
et être le référent pour les lanceurs d?alerte avec les éléments suivants :


Processing
Speak-up allegations

Ethicaline assure un suivi individualisé de chaque signalement déposé sur la plateforme de signalement selon un processus ayant fait ses preuves et répondant aux exigences réglementaires :

  • accusé réception du signalement ;
  • vérification préliminaire ;
  • investigation avancée ;
  • report;
  • archivage et traçabilité.

La relation avec le lanceur d?alerte :
élément clé dans le dispositif

Ethicaline maintient un échange régulier avec le lanceur d?alerte tout au long du processus de traitement du signalement ; avec l’assurance de la confidentialité, l’indépendance et de la protection du statut
du lanceur d’alerte.

1.1.

Réception du signalement

1.2.

Accuser réception

within 48 hours maximum

1.3.

Entrer en contact avec le lanceur d’alerte

1.4.

Échanger avec le lanceur d’alerte sur son statut

1.5.

Établir des échanges en vue de qualifier le signalement

1.6.

Transférer le signalement à l’organisation impliquée

2.1.

Analyser les éléments constitutifs des allégations

Qui ? Quand ? Où ? Comment ?


2.2.

Établir la matérialité des allégations

2.3.

Providing informed and educated position on the allegation

Recevabilité du signalement

2.4.

Opérer le “triage” sur la base des vérifications préliminaires

Qualification en alerte avérée, exposant l’entreprise à des risques réglementaires, pénaux, réputationnels,..

2.5.

Escalader l’alerte pour des investigations avancées des allégations

3.1.

Composer une équipe multi-disciplinaire

Task force intervenant en “mode projet”

3.2.

Perform Data analytics

3.3.

Établir et documenter les schémas selon les allégations

3.4.

Collecter les preuves pour étayer les allégations

3.5.

Statuer sur la matérialité et recevabilité des allégations

A l’issue des investigations avancées diligentées

3.6.

Décision sur la suite à donner au dossier

Suite interne (mesures disciplinaires), suite judiciaire (dépôt de plainte)

4.1.

Établir un rapport circonstancié

Description factuels des allégations, diligences menées, preuves collectées,?

5.1.

Assurer la traçabilité des événements et actions entreprises

Archivage centralisé et rigoureux des actions dans le traitement des signalements reçus. Notion essentielle d’auditabilité des dossiers, démontrable au régulateur en cas de contrôle administratif

5.2.

Assurer la traçabilité des échanges entretenus avec le lanceur d?alerte

Élément clé pour démontrer les diligences entreprises pour assurer la confidentialité et la protection du statut lanceur d?alerte


EN
FR EN