Recueil des signalements et leur traitement

Traiter efficacement les signalements, c’est en premier lieu d’accuser réception et établir le contact avec le lanceur d’alerte, afin de récolter toutes les informations utiles pour étayer les signalements reportés. C’est ensuite de procéder aux vérifications préliminaires, qui permettent non seulement de qualifier un signalement en une alerte – lorsque le bien-fondé d’un signalement est avéré –, mais également de filtrer le volume de signalements erronés et voire calomnieux.

Recueil des signalements

Conformément au texte législatif, ce recueil des signalements et leur traitement doivent respecter de nombreux points de procédures métiers et techniques :

  • to acknowledge receipt of the allegation/alert reported, within 48 hours;
  • informer l’organisation,
  • to gather all documents, evidences, facts,... to substantiate the allegation reported;
  • to allow communication channel with person targeted in the allegation reported;
  • informer de la durée raisonnable et prévisible du traitement et des modalités d’information des suites de la procédure,
  • to guarantee to the whistleblower and to uphold confidentiality and strict protection of the source, while processing due verification and investigation of the allegation reported;
  • to ensure tracking of all communications, actions undertaken, documents gathered,... which would further allow traceability and auditability from regulators.

Dès le premier soupçon, avant toutes analyses et actions approfondies, il est urgent de réunir la cellule de crise dédiée. Idéalement, les personnes impliquées dans ce genre de situation ont été préalablement identifiées au sein de l’organisation

Cette cellule de crise a pour mission d’évaluer la situation, de décider des mesures immédiates à entreprendre afin de déterminer une stratégie de sortie de crise et d’assurer la préparation de la communication en interne et en externe sur la Fraude.

Cette cellule de crise doit structurer l’organisation la plus pertinente compte tenu de la Fraude : répartition des tâches, constitution d’atelier de travail incluant d’autres collaborateurs et/ou experts si nécessaire (exemple le directeur de la trésorerie si le soupçon de Fraude porte sur le processus trésorerie), et de différents responsables.

Le mode de traitement doit être un équilibre entre rapidité d’intervention et discrétion dans le cadre de la revue menée ; tant il est important de rester discret vis à vis des opérationnels sur les motifs de la revue Compliance ; au risque de s’exposer à la dissimulation et à la destruction de preuves.

L’objectif est de rassembler un maximum d’informations et de répondre aux questions suivantes :

  • nature de l’impact ?
  • quelle matérialité ?
  • le risque est-il assuré ?
  • depuis quand avons-nous ce soupçon ? quelle est la Direction impactée ?
  • quels sont les actifs concernés ? sont-ils traçables ou récupérables ?
  • et de bâtir une équipe pour effectuer cette revue de manière la plus efficace possible.

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